Urlaubsverfall - Arbeitgeber muss handeln

Urlaub ist ein wichtiges Recht von Arbeitnehmern, um sich zu erholen und neue Energie zu tanken. Doch was passiert, wenn der Urlaub nicht vollständig in einem Jahr genommen wird? Darf der Resturlaub einfach verfallen? Grundsätzlich kann der Resturlaub nur unter bestimmten Voraussetzungen verfallen. Eine zentrale Rolle spielt dabei der Arbeitgeber, der einige Pflichten erfüllen muss. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick darauf, welche Pflichten der Arbeitgeber hat, damit Resturlaub tatsächlich verfallen kann.

1. Rechtliche Grundlage: BUrlG und EuGH-Urteile

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt die Rechte und Pflichten rund um den Urlaub von Arbeitnehmern. Nach § 7 BUrlG ist der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Nur wenn dies aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht möglich ist, darf der Urlaub auf das nächste Kalenderjahr übertragen werden. In diesem Fall muss der Resturlaub jedoch bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden, sonst verfällt er.

Doch es gibt eine wichtige Einschränkung: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat entschieden, dass der Urlaub nicht automatisch verfallen darf, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten verletzt hat. Arbeitgeber müssen also aktiv werden, damit Resturlaub verfallen kann.

2. Informationspflicht des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Arbeitnehmer rechtzeitig und klar darüber zu informieren, dass ihr Urlaubsanspruch noch besteht und dass dieser bei Nichtinanspruchnahme bis zum Ende des Urlaubsjahres (bzw. Übertragungszeitraums) verfällt. Diese Pflicht ergibt sich aus der EuGH-Rechtsprechung. Konkret bedeutet dies, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer:

• Über den bestehenden Urlaubsanspruch aufklären muss.
• Daran erinnern muss, dass der Urlaub genommen werden sollte.
• Hinweisen muss, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht innerhalb der festgelegten Frist genommen wird.

Diese Information sollte in nachweisbarer Form erfolgen, beispielsweise durch ein schriftliches Dokument, eine E-Mail oder eine interne Mitteilung. Wenn der Arbeitgeber dieser Informationspflicht nicht nachkommt, kann der Urlaub nicht einfach verfallen.

3. Aufforderung zur Urlaubsnahme

Neben der Informationspflicht hat der Arbeitgeber die Pflicht, den Arbeitnehmer aktiv zur Urlaubsnahme aufzufordern. Dabei darf der Arbeitgeber den Arbeitnehmer jedoch nicht einfach nur darauf hinweisen, dass Urlaubstage noch offen sind, sondern muss ihm auch die Möglichkeit geben, den Urlaub innerhalb des laufenden Jahres (oder Übertragungszeitraums) zu planen und zu nehmen.

In der Praxis bedeutet dies, dass der Arbeitgeber darauf hinwirken muss, dass der Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, seinen Urlaub zu nehmen. Falls betriebliche Gründe dem entgegenstehen, muss der Arbeitgeber alternative Zeiträume anbieten, in denen der Urlaub genommen werden kann.

4. Was passiert, wenn der Arbeitgeber seine Pflichten verletzt?

Wenn der Arbeitgeber seine Pflichten zur Information und zur Aufforderung zur Urlaubsnahme nicht erfüllt, kann der Resturlaub nicht einfach verfallen. Selbst wenn der Arbeitnehmer den Urlaub dann nicht bis zum 31. März des Folgejahres genommen hat, bleibt der Anspruch erhalten. Der Arbeitnehmer kann den Urlaub dann weiterhin einfordern. Für den Arbeitgeber kann dies insbesondere dann zu Problemen führen, wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt und den noch offenen Urlaub ausgezahlt haben möchte.

5. Wie kann der Arbeitgeber seinen Pflichten nachkommen?

Damit der Arbeitgeber sicherstellt, dass er seiner Informations- und Mitwirkungspflicht nachkommt, sollte er ein paar Maßnahmen ergreifen:

• Regelmäßige Mitteilungen: Am besten erinnert der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer mehrmals im Jahr an ihren noch bestehenden Urlaubsanspruch und weist darauf hin, dass der Urlaub genommen werden sollte.
• Schriftliche Nachweise: Es ist ratsam, diese Mitteilungen schriftlich zu dokumentieren, z. B. durch eine E-Mail oder ein internes Rundschreiben. So kann der Arbeitgeber im Zweifel nachweisen, dass er seiner Informationspflicht nachgekommen ist.
• Angebot für Urlaubsplanung: Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmern regelmäßig die Gelegenheit geben, ihren Urlaub zu planen, und gemeinsam mit ihnen mögliche Urlaubszeiten festlegen, um Engpässe zu vermeiden.

Fazit: Resturlaub verfällt nicht automatisch

Resturlaub kann nur dann verfallen, wenn der Arbeitgeber seine Pflichten zur Information und Aufforderung zur Urlaubsnahme erfüllt hat. Dabei muss er den Arbeitnehmer rechtzeitig und transparent über den Urlaubsanspruch informieren und ihn zur Urlaubsnahme auffordern. Kommt der Arbeitgeber diesen Pflichten nicht nach, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Für Arbeitgeber ist es daher wichtig, die Anforderungen der Rechtsprechung zu kennen und umzusetzen, um rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden und ein gutes Verhältnis zu den Arbeitnehmern zu pflegen.